Hoe voorkom je dat juridische informatie binnen je organisatie twee keer uitgezocht moet worden én hoe zorg je dat kennis op de juiste manier vergaard, gedeeld en geborgd wordt? Het zijn dagelijkse vraagstukken voor Mark van Duijvenvoorde, knowledge manager bij Baker McKenzie in Amsterdam, een van ’s werelds grootste advocatenfirma’s. “Ik krijg gelukkig alle ruimte voor legal tech oplossingen.”
21 Jaar was Mark van Duijvenvoorde toen hij na zijn rechtenstudie zelf aan de Hogeschool van Amsterdam voor de klas kwam te staan. Als praktijkinstructeur hielp hij studenten met onder meer zoek- en documentatievaardigheden, een belangrijk onderdeel van het curriculum. Twee jaar later bracht hij als informatiespecialist zijn kennis en vaardigheden in de praktijk bij Baker McKenzie. “Ik was verantwoordelijk voor het beheer van de digitale informatieportalen, waaronder Rechtsorde.” Nu 5 jaar later is hij als knowledge manager verantwoordelijk voor de bibliotheek en probeert hij in samenspraak met de praktijkgroepen te bezien hoe de firma kan voorkomen dat medewerkers twee keer hetzelfde werk moeten doen. “Mijn belangrijkste taak is het vangen, herbruiken en opslaan van know how in makkelijk raadpleegbare systemen, zodat onze medewerkers deze kennis ook extern kunnen uitdragen.”
Hoe belangrijk is dat vergaren, delen en borgen van kennis voor Baker McKenzie?
“Onze firma telt 77 kantoren in 47 landen. Daarmee zijn we een van ’s werelds grootste advocatenkantoren. We staan erom bekend dat we op innovatieve wijze cliënten helpen en complexe zakelijke, juridische en fiscale vraagstukken oplossen. Hiervoor is uiteraard veel kennis nodig. Elk kantoor heeft eigen knowledge managers om de kennis te vergaren, delen en borgen, zodat medewerkers wereldwijd er gebruik van kunnen maken. Samen zorgen we dat onze knowhow geborgd is in onze bibliotheek en systemen.”
Ben je niet erg jong voor een knowledge manager?
“Klopt, ik ben ook geen lid van de bridgeclub, haha. Ik heb van Baker McKenzie de kans gekregen om deze functie op jonge leeftijd te vervullen. Met mijn studie HBO Rechten wijk ik ook enigszins af van vakgenoten in andere kantoren die vaak een bibliotheekachtergrond hebben en zo terechtkomen in deze functie.”
Wat merkt de werkvloer van jouw andere achtergrond?
“Ik hoop vooral dat ik vernieuwend ben en dat mijn werk voor collega’s snel en eenvoudig veel kennis oplevert. Ik wil vooral alle juridische informatie die er is zo gestroomlijnd mogelijk binnenhalen en raadpleegbaar maken. Voorheen zou je in mijn functie wellicht een aanwinstenlijst doorploegen en kijken welke boeken interessant zijn voor welke praktijkgroep. Dat doe ik nog steeds, maar daarbij probeer ik ook dicht op parlementaire ontwikkelingen te zitten en voor te sorteren op aankomende wetgeving. Tools zoals Rechtsorde geven ons heel mooie handvatten om in de gaten te houden hoe het parlementaire debat zich ontvouwt. Als de minister iets zegt over bijvoorbeeld turboliquidatie, dan moeten onze notarissen daarvan op de hoogte zijn. Dan wacht ik niet op een boek of artikel erover, maar pak ik ook gelijk die brief mee.”
‘Ik wil antwoord geven op vragen die onze cliënten zelf nog niet hebben’
Jij zorgt dus voor een frisse blik in de bibliotheek van Baker McKenzie?
“Klopt. Het is in mijn ogen overigens niet of het een of het ander, maar ik denk dat je een bibliotheek maar tot een bepaald niveau kunt door ontwikkelen. Als je er dan met een frisse blik naar kijkt, moet je vooral kijken wat de cliënt er eigenlijk uit wil halen. De kunst is om antwoord te vinden op vragen die hij zelf nog niet heeft. Soms bouw ik daar een tool voor, dus zoek ik meer de legal tech oplossing. Natuurlijk schaf ik ook nog gewoon materialen aan.”
Zie je jezelf als ‘een nieuwe generatie knowledge manager’?
“Jawel. Ik zie zeker contrast met mijn tegenhangers bij andere kantoren. Maar ik heb ook veel minder ontwikkeling in bibliotheekland meegemaakt dan zij. Voor mij is voor bepaalde bronnen niet eens duidelijk hoe ze er ergens ooit uit zagen, omdat ik die in de oude verschijningsvorm nooit heb gezien. Ik begrijp natuurlijk dat ik in mijn werk te maken heb met een traditionele beroepsgroep, waarbij een deel van de fee-earners (advocaten of notarissen, red.) nog veel waarde hecht aan papieren versies en een ander deel juist mee wil in die bibliotheek van de toekomst.”
Hoe zie je de bibliotheek van de toekomst?
“Ik denk dat de bibliotheek van de toekomst toch een hybride vorm moet worden. Waarin we nog wel papier hebben, maar waar veel meer informatie digitaal beschikbaar komt. Ik weet dat het een enorme open deur is, maar een heleboel kan gewoon geautomatiseerd worden. Eigenlijk alles wat je dubbel doet, kun je volgens mij automatiseren. Dat is ook waar Rechtsorde ons helpt met heel veel content ontsluiten. Zelf ontwikkelen we overigens ook legal tech oplossingen.”
Hoe doe je dat dan?
“Door legal tools te ontwikkelen. Denk aan complexere beslisboomachtige-technologie. Ik gebruik hiervoor een bestaande app die zich makkelijk laat programmeren, daar hoef je dus geen IT’er voor te zijn. De door mij ingerichte tools kunnen onze advocaten vervolgens gebruiken om de juiste informatie bij cliënten uit te vragen en op basis van de geleverde input laten we er een brief of product uitrollen waarin alle invulvelden dankzij de tool op maat zijn ingevuld.”
Dat klinkt inderdaad vernieuwend.
“Ja, eindelijk hebben we hiermee de stap gemaakt waarbij je geen IT’er tussen jurist en kennismanager meer nodig hebt. Dat was soms lastig omdat zowel de IT’er, als de advocaat een eigen taal spreekt en zij elkaar soms slecht verstaan. Nu zetten we de fee-earner zelf aan de knoppen van onze tools en gebeuren er mooie dingen.”
Heb je voorbeelden van jouw zelfgebouwde tools?
“Jazeker. Neem onze bibliotheek. Ik heb in een tool alle veelgestelde vragen verwerkt en geautomatiseerde e-mails opgesteld voor mensen die een account willen of al hebben. Ik stroomlijn zo ook de workflow. Dankzij deze tool kan ik me richten op interessanter werk. Een ander mooi voorbeeld is een employment auditor tool; Robin, die ik ook zelf heb gebouwd. Hiermee kunnen we een bedrijf screenen op hoe het arbeidsrechtelijk is ingericht. Normaal ging hier een gesprek met 114 vragen aan vooraf. Nu is er Robin, de employment auditor. Je kunt hiermee het beleid rond arbeidsrechtelijke klachten screenen, documenten uploaden en op basis van het rapport dat eruit rolt een advies of oplossing op maat aanreiken.”
‘Ik verbaas me er serieus over hoe kritisch sommige collega’s over legal tech zijn’
Je bent zelf zo te horen al zeer bedreven in het bouwen van legal tech-tools. Hoe kijk je naar de toekomst met legal tech?
“Ik verbaas me er serieus over hoe kritisch collega’s erover zijn. Een eindgebruiker wil antwoord op zijn vragen, aan ons de taak om dan de antwoorden te formuleren. Baker McKenzie biedt mij allerlei mooie tools om mee aan de slag te gaan. Vaak ben ik direct overtuigd van de potentie. In een van die tools heb ik me een paar dagen verdiept en toen kon ik zelf ook tools op maat bouwen. Laten we ons bezighouden met leuke zaken in plaats van of een digitale of papieren bron hiervoor het meest geschikt is.”
En met leuke zaken bedoel je?
“Tools bouwen die repeterend werk uit handen nemen en die het mogelijk maken om proactief met je cliënten bezig te zijn. En wat voor moeite kost het? Zo’n tool bouw je een keer en een proactieve benadering levert je langdurig goodwill op. Daar kun je toch niet tegen zijn? Vind ik dan.”
Bestaat er een kans dat jij als vernieuwende knowledge manager wellicht de markt verovert met je zelfontwikkelde tools?
“Haha, ik sluit niet uit dat we de employment audit-tool Robin uiteindelijk gaan aanbieden in de markt. Het scheelt veel tijd voor onze fee-earners als zij de vragenlijst niet zelf hoeven af te nemen, maar direct een rapport kunnen aanreiken en specialisten meteen mee kunnen laten kijken wat er in bepaalde landen bij de cliënt gebeurt. Met zo’n proactieve benadering maak je echt het verschil.”
Tot slot, heb je nog wensen ten aanzien van het nieuwe Rechtsorde?
“Het platform is natuurlijk onlangs helemaal vernieuwd. Hartstikke fijn. Ik waardeer Rechtsorde ook enorm. Het is een betrokken partner. Ze zijn altijd toekomstgericht bezig en denken echt met ons mee in mogelijkheden. Maar ik kijk vanuit mijn vakgebied ook vooruit. Uiteindelijk zou ik Rechtsorde niet willen hoeven benaderen. Ik moet nu zelf naar Rechtsorde navigeren, mijn gedachten omzetten in zoektermen, deze intoetsen en Rechtsorde moet het juiste voor me zoeken. Mooier zou ik het vinden als Rechtsorde als een soort meelees-applicatie fungeert, zoals vroeger de paperclip met tips in Word. Zo’n superintelligente Rechtsorde kan mij dan tijdens het werk aan alle kanten ontzorgen zonder dat het mij moeite kost. Maar zoals ik al zei: de beroepsgroep is nog steeds fan van papier, dus dan is mijn idee wel echt nog een brug te ver. Bovendien heb je met veiligheid te maken: moet je ook een derde partij inzage geven in onze interne knowhow en Word-bestanden? Ook dat gaat ver. Maar als je kijkt naar informatie beschikbaar stellen zoals Rechtsorde dat nu al doet, dan is de volgende stap: niet meer naar Rechtsorde gaan, maar Rechtsorde laten komen naar jou.”
Het oude Rechtsorde stopt per 1 juli 2021 – Tijd voor een razendsnel, overzichtelijk en eenvoudig systeem